Pianificare la produzione della documentazione

Uno degli errori più grossolani che si possono commettere nella produzione della documentazione aziendale, consiste nel NON PIANIFICARE tutte le fasi del processo di produzione. Se siete chiamati sporadicamente a realizzare un documento, potete anche pensare di dare fondo al vostro talento con tutto il corredo di estemporaneità che può derivarne. Ma il talento è nulla senza la tecnica e la capacità di pianificare in ogni aspetto tale processo di produzione. Questo aspetto diviene via via più decisivo in proporzione diretta alla quantità e alla qualità dei documenti che siete chiamati a produrre.

Come sempre, non esiste uno schema universale ed esaustivo che possa andar bene per ogni azienda o contesto professionale.

Esistono però dei passaggi chiave che devono essere sempre tenuti ben presenti e che possono trovare una valida applicabilità nella gran parte delle situazioni.

L'elenco che vi propongo identifica un "set minimo" di attività che può essere arricchito in base alle vostre esigenze:

DEFINIRE UN'ELENCO DI DOCUMENTI CHE ACCOMPAGNANO OGNI PRODOTTO

DEFINIRE UN INSIEME DI TEMPLATE PER OGNI TIPO DOCUMENTO

DEFINIRE UNA CONVENZIONE DI FILE-NAMING PER LA DOCUMENTAZIONE

INDIVIDUARE IL REPOSITORY DELLA DOCUMENTAZIONE AZIENDALE

ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE NEL REPOSITORY PRESCELTO

DEFINIRE I CRITERI DI ACCESSO/DISTRIBUZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

NESSUNO DI TALI PUNTI PUO' ESSERE OMESSO nella pianificazione del processo di produzione della documentazione tecnica di un'azienda.

Ovviamente, non è obbligatorio seguire in modo rigidamente sequenziale i passi sopraindicati.
Come ho già raccontato nel post precedente, quando ho cominciato il mio percorso di TW, ho definito per prima cosa una CONVENZIONE PER IL NAMING della documentazione; avevo una priorità assoluta di classificare quanto era stato prodotto, senza alcuna pianificazione, nei precedenti 4 anni e questa prima scelta mi ha facilitato molto il lavoro.

Invece, la definizione dei TEMPLATE è stato un processo progressivo e stratificato, sviluppato per approssimazioni successive e ancora oggi è ben lungi dall'essere terminato.

Nei prossimi post mi riprometto di approfondire i dettagli che mi sembrano più interessanti, inerenti al "set minimo" che vi ho segnalato.

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