martedì 25 dicembre 2012

Come avrebbe descritto la Natività un Tech Writer?

Ho visto questa vignetta e ho pensato che un Tech Writer, sempre attento alla sintesi e all'essenza del messaggio, avrebbe potuto descrivere la Natività proprio in questo modo!


E con questo "Nativity Workflow" vi auguro serenità, salute e lavoro, per un buon fine anno 2012 ed un 2013 in cui continueremo a lottare per realizzare i nostri migliori progetti e desideri, il più possibile in armonia con noi stessi, in primo luogo, e poi con tutto ciò che ci circonda.


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martedì 18 dicembre 2012

Guide di Stile: U.S. Government Printing Office Style Manual

E' stata appena pubblicata la guida di stile ufficiale per la redazione dei documenti ufficiali del U.S.A. Government.

L'ho appena sfogliata e ve la propongo senza alcun commento, come esempio e riferimento che potrebbe essere utile da tener presente.

Unico neo, che per altro mi capita spesso di notare in molti PDF che girano in rete, anche di provenieneza "very cool", la mancanza di un indice navigabile.

Se facessi una cosa del genere per un cliente della mia azienda, verrei sommerso di osservazioni negative!

Buona consultazione. Leggi questo articolo...

mercoledì 12 dicembre 2012

Nuovi dati sulle tariffe per un Tech Communicator

Come dice un mio amico: "... io dei soldi potrei fare a meno senza problemi... ma quando vado a fare benzina me li chiedono... e quando vado al supermercato me li chiedono...  e anche il dentista me li chiede...".

E quindi eccomi di nuovo a toccare il tasto dei compensi per un professionista della comunicazione tecnica.

Il sito WritersUA ha pubblicato i dati di un survey condotto nei mesi di Gennaio e Febbraio del 2012, a cui hanno partecipato 371 professionisti della comunicazione tecnica, principalmente locati in USA e Canada.

Vi invito a leggere il report completo, di cui riassumo brevemente i dati salienti:

- il 72% dei partecipanti al survey sono donne, che guadagnano, in media, 79.855 $, mentre gli uomini guadagnano 75.375 $.

- i compensi variano da un minimo di 15.000 $ fino a 170.000 $. Questa grande oscillazione dipende dal fatto che nel survey sono considerati anche lavoratori part-time e figure professionali molto diverse afferenti all'area della comunicazione tecnica, nonchè lavoratori con diversi gradi di esperienza.

- nella quantificazione dei livelli non sono stati considerati alcuni benefits, come l'assicurazione medica e alcuni tipi di rimborsi, che possono anche incidere in modo significativo sull'ammontare dei compensi.

Di seguito, le due principali tabelle:


In fondo al post troviamo l'elenco delle figure professionali che hanno partecipato: ben 110 diversi titoli professionali!

Inutile dire che molti di questi titoli poi, alla fin fine, convergono inevitabilmente su ruoli "sostanziali" molto coincidenti e quindi potremmo ragionevolmente ridurre questo numero da 110 a 25-30 figure professionali "effettivamente" distinte.

Ma anche in tal caso, si conferma quanto sia sempre più ricca di sfumature la professione del Technical Communicator e quanto sia ormai da ritenere "povera" la locuzione tradizionale di "Technical Writer", che sempre meno riesce a rendere l'idea della complessità e della ricchezza di competenze ormai in gioco.

In conclusione, un'indagine che fornisce dati molto interessanti anche se per alcuni aspetti poco omogenei, dato peraltro quasi inevitabile in questo tipo di indagini.


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domenica 9 dicembre 2012

Assediati dalla rete e sommersi dalle informazioni?

Un vecchio adagio insegna che se dai un bicchiere d'acqua ad un assetato lo aiuti a vivere, ma se gli riversi in testa 1000 litri d'acqua in un solo colpo lo ammazzi.

 

Questo è il rischio a cui siamo esposti ogni giorno, immersi in un flusso d'informazioni sempre più possente; il governo di questo flusso diventa quindi un elemento critico nella nostra vita professionale e di relazione.

Io sono da tempo inter-dipendente dalla rete, nel senso che è una dipendenza che ho scelto di coltivare anche se non sempre riesco a gestirla con lucidità. E sorrido con leggerezza della setta dei "catastrofisti" che in questa inter-dipendenza intravedono il male, la perdizione, l'alienazione e altre piaghe.

Attraverso la rete ho avuto opportunità che mai avrei avuto anche solo 15 anni prima, ho conosciuto persone che non frequento "fisicamente" ma con le quali ho in comune molti più interessi ed elementi di quanti non ne abbia con il mio fastidiosissimo vicino di casa, ho potuto studiare e migliorare molti tratti del mio skill professionale senza dover passare intere giornate in una qualsiasi Università "di mattoni", posso gestire molta parte del mio lavoro di ogni giorno con un'efficenze imparagonabile a quella che potrei mettere in campo senza la rete.... e così potrei continuare.

Ma quante cose, che pur mi sarebbero utili, mi sfuggono?

E potrei usare meglio quei 30 minuti, che dedico ogni mattina prima della colazione ai diversi gruppi di Linkedin a cui sono iscritto, per setacciare quelle 3-4 dritte "cool" che poi andrò ad approfondire in un secondo momento?

A queste ed altre domande prova a rispondere Alessanda Farabegoli in un seminario che si è svolto di recente a Ravenna.

Nel seminario, tra le altre cose, Alessandra cita questa infografica:

 http://www.domo.com/blog/wp-content/uploads/2012/06/DatainOneMinute.jpg

... pubblicata sul blog della Domo, che meglio di tante parole ci indica quante informazioni, ogni minuto, vengono generate dalla rete e ci da una misura di questo meccanismo.

Alessandra Farabegoli è una "Guru" dei paradigmi della comunicazione on-line ed è stato uno dei miei punti di riferimento quando ho iniziato ad occuparmi di comunicazione, anche se lei non lo ha mai saputo fino ad ora.

MA ORA qualcuno potrebbe dire: "E tutto ciò cosa a che fare con la comunicazione tecnica?"

La comunicazione tecnica è una modalità specializzata di comunicazione, ma non vive su un'isola, anzi è molto connessa con altri tipi di comunicazione, dalla più classica comunicazione d'impresa alla comunicazione on-line nelle sue diverse forme. E regole e paradigmi di comunicazione che valgono in un ambìto possono essere utili e adattabili anche in altre aree. Per questo la contaminazione è utile e da tutti si può imparare qualcosa.

Inoltre, è in atto un'evoluzione dell'idea classica del Technical Writer, che si limitava a riportare "in bella forma" le informazioni frammentarie recuperate intervistando i "Subject Matter Experts"; è uno schema ancora valido, ma non è il futuro, o meglio è solo una parte di esso.

Il Technical Communicator è l'evoluzione della suddetta idea classica e dovrà avere competenze sempre più trasversali e curvanti, sempre più contaminate dalla convergenza di aree diverse e mezzi di comunicazione diversi, dove la "scrittura" rimarrà centrale ma non sarà più la parte totalizzante del lavoro e lascerà spazio anche ad altro.

In questo caso, mi premeva farvi toccare con mano quale enorme massa di informazioni ci sommerge ogni giorno e quanto sia stupido immaginare che questo non ci riguardi e che si possa fare a meno di conoscere ed applicare le tecniche e le regole che possano governare e rendere fruibili e utili queste informazioni.

A tale scopo, anche le regole e le tecniche della comunicazione tecnica possono essere d'aiuto, specie quando si prende coscenza della "potenza informativa erogata", cioè della quantità d'informazione prodotta nell'unità di tempo (scusate, il "marchio di Caino" dell'Ingegnere è indelebile!).

E alla fine questo post è stato anche un bel pretesto per invitarvi a conoscere Alessandra Farabegoli (ma sono certo che molti di voi già la conoscono), perchè arriva sempre il momento in cui si devono saldare dei debiti di gratitudine con chi ci insegna delle cose.




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venerdì 23 novembre 2012

Open House COM&TEC: appunti sparsi

Queste note le ho scritte sul treno che il 21 sera mi ha riportato da Bologna a Roma, ma solo ora, nel cuore della notte, ho trovato il tempo di pubblicarle.
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Sono sul treno, direzione Roma, di ritorno dall’evento Open House COM&TEC che si è svolto oggi a Bologna.

Lo scorso anno, molti situazioni concomitanti mi consentirono di seguire solo 3 appuntamenti.
 
In questa edizione, un minor numero di seminari, che di per se non sarebbe un dato positivo e che probabilmente è anche una spia del 2012 “difficile” in ogni settore produttivo, ha però suggerito un’organizzazione comunque intensa ma più lineare, che mi ha permesso di  seguire il programma previsto in maniera pressochè integrale.

In particolare, ho seguito il gruppo di lavoro “Analisi e ristrutturazione del metodo redazionale”: circa 2 ore di potente  brainstorming (eravamo poco meno di 20, se non ho contato male) e un progetto in fieri che si definirà nel prossimo futuro.

Purtroppo, in concomitanza con la suddetta riunione, ho perso un evento che mi incuriosiva “GRIPS: libertà redazionale” ma sarà per la prossima volta.

Cosa mi ha colpito in positivo?

Tra le interessanti relazioni degli ospiti stranieri, mi sono trovato in grande sintonia con Pascal Kesselmark , che ricopre il ruolo di Technical Documentation Manager in Klingenlberg AG.

Pascal ha illustrato la ristrutturazione del processo di produzione della documentazione aziendale che ha ideato per la sua azienda e ci ha fatto vedere il risultato finale, fornendo in visione uno dei manuali realizzati.

Ho ritrovato, nel suo processo, molte delle soluzioni che ho adottato anche io, quando nel 2005 ho dovuto realizzare un processo analogo nell’azienda in cui lavoravo all’epoca.

Altro spunto positivo:  la vivacità delle aziende italiane, che nonostante le difficoltà propongono cose interessanti. Premesso che nessuno mi paga per fare pubblicità a questo o a quello (e non provate a sostenere il contrario, se no vi querelo),  vi invito a dare un occhio alle soluzioni di:

www.microsystem.it
… ha presentato 3D PDF Converter, una soluzione notevole per  inserire disegni e animazioni CAD 3D all’interno di un comune documento PDF.

www.keanet.it
… ha presentato un’evoluzione del suo CCMS  ARGO, che è stato potenziato da un Configuratore automatico di manuali.

C’è stato anche un intervento molto interessante sulla Medical Communication condotto da Rossella Ferrari, che è già da tempo presente su questo blog.

Le cose negative? FORSE qualcosa c’è stato, ma credo che si debba comunque esaltare l'impegno, la positività e le buone intenzioni di organizzatori e partecipanti e qualche increspatura rientra nella fisiologia delle cose.

Non tutte le ciambelle hanno sempre il buco tondo, ma sono pur sempre ciambelle!

Poi, sul piano personale, è stato bello incontrare molti colleghi e in particolare Vilma, Petra, Rossella e Andrea che oltre ad essere dei professionisti dai quali imparo sempre qualcosa, sono persone positive, disponibili e simpatiche, che purtroppo non ho occasione di incontrare spesso “dal vivo”, visto che abitiamo e lavoriamo in angoli diversi della nostra lunga Italia.

Manca poco alla stazione Termini, poi ancora 40 minuti per arrivare a casa.
Passo e chiudo. Leggi questo articolo...

venerdì 16 novembre 2012

21 Novembre a Bologna: Open House COM&TEC

Il prossimo 21 Novembre sarò a Bologna, per partecipare all'evento annuale della COM&TEC, l'associazione dei professionisti della Comunicazione Tecnica.

Quella dello scorso anno è stata una bella esperienza e quest'anno ci ritorno con rinnovata curiosità e voglia di "rubare" idee e nuovi spunti che possano aiutarmi a migliorare la qualità e l'efficienza del lavoro di ogni giorno.

Per chi ci sarà, ci vediamo a Bologna.

Per chi non ci sarà, mi riprometto di raccontare quello che avrò modo di vedere e capire. Leggi questo articolo...

venerdì 9 novembre 2012

La contaminazione delle idee e un'infografica imperdibile

Oggi vi racconto il percorso di un'idea attraverso teste diverse e come, di testa in testa, l'idea si possa arricchire e prendere forza.

Il 4 Settembre vi ho proposto un articolo sullo sciatto luogo comune che recita più o meno "... tanto la documentazione non la legge nessuno...".

Lo spunto nasceva da un documento pubblicato da Sharon Burton, di cui sintetizzavo alcuni passaggi che mi sembravano più interessanti.

La mia "amica di blog" Barbara Zen, valentissima grafica ed esperta di comunicazione tecnica, presente da tempo nella sezione DA VISITARE che trovate in basso a destra in questa pagina, ha tratto spunto dal mio articolo per realizzare una splendia infografica che dovete assolutamente vedere, seguendo questo link che vi porterà sul blog della sua azienda.

L'infografica è un potente strumento di comunicazione, che si sta diffondendo sempre di più, in cui la grafica amplifica, valorizza e rende più significativi e fruibili i dati che caratterizzano una determinata questione.
Se volete avvicinarvi all'infografica, potete iniziare da qui.

Come vedete, se ci scambiamo una banconota da 10 Euro, le cose rimangono esattamente come prima.
Ma se ci scambiamo un'idea, alla fine ognuno avrà ALMENO 2 idee e sarà più ricco!


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martedì 30 ottobre 2012

La Qualità è un Processo: un esempio (seconda parte)


Oggi vi segnalo un ottimo articolo di TCWorld in cui viene schematizzato un processo per la verifica della qualità di un Manuale d'Installazione (Quality Assurance (QA) process).

Nell'articolo viene posto l'accento su diversi aspetti che concorrono ad elevare la Qualità di un documento, ed emergono due concetti principali:
  1. le attività di editing e proofreading di un documento non possono essere marginalmente relegate al termine della scrittura del medesimo, ma devono essere integrate all'interno del processo di sviluppo dello stesso;
  2. la Qualità di un documento non attiene esclusivamente alle suddette attività, ma può dipendere da molti altri fattori che vanno presi in considerazione.
Per ciò che concerne il punto 1, è un concetto che sostengo da tempo, semplicemente sulla base della mia esperienza professionale.

Giorno dopo giorno, dovendo realizzare documenti spesso molto complessi e voluminosi (da 100-150 fino anche a 300-400 pagine), lo schema classico "prima scrivo poi faccio editing", semplicemente NON FUNZIONA.

E' probabile che molti di voi, seguendo dei corsi di scrittura, abbiano acquisito l'idea che "la fase di editing va separata nettamente dalla fase di scrittura di un testo". Verissimo. Quando si tratta di un articolo di 800 parole, di una relazione di 15-20 pagine, di un qualsiasi scritto che si presenti come un oggetto di "dimensioni limitate" e con una struttura "lineare", cioè un documento sostanzialmente SOLO TESTO, non arricchito da grafici, tabelle, navigabilità interna, note redazionali specializzate ed altro ancora.

Un documento tecnico non è mai (e se lo è, probabilmente è un ben povero documento) un documento solo testo e difficilmente è un oggetto di dimensioni ridotte.

Quindi, le attività di editing e proofreading, essenziali per ottenere un livello di qualità adeguato, devono essere messe in opera DURANTE lo sviluppo del testo, fin dall'inizio.

L'autore dell'articolo Markus Nickl (che scrive anche su questo blog) mette in particolare evidenza due elementi.

Il primo riguarda l'uso di una checklist per definire le fasi cruciali di un processo di editing.

Nella sua checklist vengono individuate 7 aree e per ognuna di esse vengono esplicitati alcuni requesiti che devono essere soddisfatti.


Questo tipo di checklist possono essere utilizzate durante l'intero sviluppo del documento. Ad esempio, al termine di ogni capitolo, si possono verificare i requisiti (Test questions) limitatamente a quel singolo capitolo.

Quando sarete arrivati al termine del manuale, dovrete ri-applicare la checklist all'intero documento, ma molto probabilmente almeno l'80% dei problemi di editing li avrete già risolti nelle revisoni precedenti sui singoli capitoli e quindi la revisione finale sarà particolarmente rapida.

Il secondo elemento riguarda la possibilità di "parallelizzare" il lavoro di editing.

Se sono capace di individuare delle aree specifiche, posso decidere che mentre io mi occupo, ad esempio, dell'area Structure and Organization, il mio collega grafico si occupa delle Pictures mentre il tecnico che ha sviluppato il prodotto porrà maggior attenzione all'area Contents.

In questa modalità di "editing cooperativo" si riducono drasticamente i tempi di realizzazione del processo in esame; anche in questo caso, inoltre, l'editing cooperativo potrebbe essere messo in atto durante lo sviluppo del documento, in diversi stati d'avanzamento, o solo al termine.

L'attività di proofreading, necessaria, sacrosanta e tradizionalmente effettuata al termine della fase di editing, può anch'essa essere applicata "in corso d'opera", in special modo se dobbiamo operare su documenti molto voluminosi, di 400-500 o più pagine.

Tenete poi sempre presente che il proofreading è un'attività che non esaurisce il processo di QA, come si tende invece a pensare sulla base delle regole tradizionali di scrittura.

Un esempio? Una volta che avete completato il vostro lavoro di editing e proofreading e siete riusciti a sfornare il vostro documento tecnico, siete sicuri di aver rispettato tutte le regole di conformità che bisogna rispettare per il Manuale d'Installazione DI UN CERTO DISPOSITIVO, rispetto alle regole stabilite DALLA LEGGE DEL PAESE in cui quel dispositivo verrà commercializzato?

La conformità alle normative di settore è uno degli aspetti della QA di un documento tecnico che spesso non viene sufficentemente considerato.

Per chi volesse approfondire, ecco una selezione dei post che ho scritto su questo argomento:

Una check-list per l'analisi di un testo

Revisione di un testo: attenti al Diavolo!... o ai particolari...

La Qualità non è un pranzo di gala

La Qualità della documentazione tecnica: la Leggibilità

La Qualità nella documentazione tecnica: lo scalpello di Michelangelo...

La Qualità è un Processo: un esempio (prima parte)


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sabato 20 ottobre 2012

La Qualità è un Processo: un esempio (prima parte)

In un recente Webinar ho sostenuto che l'attività fondamentale di un Tech Communicator consista nell'abbattere quell'elemento strutturale della comunicazione che nel Teorema di Shannon-Weaver viene identificato con il concetto di Rumore (Noise).


Il Rumore è tutto ciò che tende a "distruggere il messaggio", cioè a rendere di fatto vano il processo di comunicazione dal Source al Receiver.

Il Tech Communicator opera attraverso una serie di strumenti, tecniche, metodologie di varia natura al fine di abbattere quanto più possibile il Rumore.

Ma a questo punto dovremmo chiederci che rapporto c'è tra la Qualità di un documento tecnico, di cui mi sono occupato in più occasioni, e il Rumore che può essere sempre presente nel processo di comunicazione.

Una prima buona approssimazione, mi spinge a dire che esiste un rapporto di proporzionalità inversa:

Qualità = 1/Rumore

Quanto più basso è il livello di Rumore, tanto più alta sarà la Qualità percepita e viceversa:


Se siamo ragionevolmente concordi su questa analisi di base, arriviamo alla conclusione che ricerca della Qualità e abbattimento del Rumore sono concetti duali, in cui l'uno implica l'altro.

Ma ora dobbiamo chiederci COME otteniamo il nostro scopo, cioè la minimizzazione del Rumore e il suo duale conseguente, cioè la massimizzazione della Qualità.

La risposta più logica da dare è che dobbiamo sempre affidarci ad un Processo, capace di integrare ed utilizzare le suddette tecniche, gli strumenti, le metodologie e ogni altro elemento disponibile.

Quando si cerca di generalizzare un concetto, si rischia a volte di essere un po' troppo vaghi, ma nel prossimo post vi proporrò un esempio concreto, peraltro tratto da fonte autorevole.

A presto. Leggi questo articolo...