domenica 27 gennaio 2013

Dalla scrittura monolitica alla scrittura modulare: seconda parte

Esaminate la figura seguente:

 

Che cosa potrebbe essere questa collezione disordinata di numeri e parole? Quante volte, durante la giornata, vi capita di parlare di "dati"? E' un concetto che ormai usiamo spesso. Parliamo dei "dati di ascolto", dei "dati indicati dalle statistiche", dei "dati che emergono da un sondaggio" o dei "dati caricati in memoria". Parliamo di dati, ma raramente li visualizziamo così come mostrato nella figura precedente, come un insieme di informazioni numeriche e testuali PURE, non miscelate a nessun tipo di FORMA.

Ora osservate la figura successiva:
 

Cosa è cambiato? Gli stessi dati di prima sono collocati in una tabella, cioè in una particolare FORMA.
I dati della figura precedente non mostravano alcun significato evidente, ora il loro significato ci appare chiaro. Quali conclusioni possiamo trarre da questo semplice esperimento?

I DATI PURI, scorrelati da un contesto e da una FORMA, non hanno alcun significato o, più prudentemente, direi che il loro significato è difficilmente individuabile.

La FORMA in cui essi sono collocati fa emergere la loro SEMANTICA.

Ma ora immaginiamo, con gli stessi dati, di realizzare un grafico ad istogrammi, cioè una forma ben diversa dalla tabella precedente. Se dovete visualizzare i dati in una presentazione, il grafico ad istogrammi sarà di più facile comprensione rispetto ad una tabella; la tabella magari sarà più adatta ad un manuale tradizionale.

E magari potremmo immaginare una terza forma, in cui collocarli.
Cambierebbe la loro SEMANTICA? No, ma non è questo il punto.

Le conclusioni che possiamo trarre da questi esempi sono almeno due:

- non possiamo capire il significato dei dati, se non li collochiamo DENTRO UNA FORMA

- sarebbe bello disporre di dati PURI, non miscelati con alcuna FORMA, in modo da poterli poi collocare, di volta in volta, in "forme diverse" in base all'utilità che vogliamo perseguire.

Questo è un concetto chiave: se è possibile tenere separati FORMA e CONTENUTO, allora possiamo immaginare di non dover scrivere un documento direttamente in formato Word o PDF, ma possiamo concepire l'idea che i dati di un documento (testi, immagini, ...) possano esistere, in qualche modo, distinti e scorrelati da qualsiasi forma, per poi essere "collocati", di volta in volta, nella forma che desideriamo.

Riprendendo il post introduttivo, potremmo dire che scrivere un manuale usando direttamente Word significa "fare la frittata", mentre ora stiamo iniziando a considerare la possibilità di tenere separati "il tuorlo" e "l'albume", cioè i CONTENUTI e la FORMA.

Questo è il primo passo per iniziare a pensare in termini di "scrittura modulare".



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sabato 26 gennaio 2013

Come si forma un Comunicatore Tecnico: prima parte

Chi segue questo blog dal 2009, conosce la mia storia professionale. I lettori più recenti possono andare a rileggere i post dei primi mesi del 2009, per avere un'idea di come ho iniziato.

Li ho riletti anche io questa mattina, arrivando alla curiosa conclusione che anche per me è abbastanza difficile stabilire se sia stato io a scegliere effettivamente questa professione o se, in qualche modo, sia stata lei a scegliere me! 

La verità, come sempre, sta probabilmente in un mix di queste due cose.

Ho sempre dichiarato di essere un auto-didatta della Comunicazione Tecnica.

Mi sono formato con intensità, nel più classico paradigma del "training on the job" e del più pragmatico e anglosassone "practice makes perfect", misurandomi ogni giorno con i problemi concreti che dovevo risolvere per l'azienda in cui lavoro da ormai 11 anni. 

Ogni giorno decisioni rapide, concrete, che generavano risultati tangibili. Magari alcune completamente sbagliate; e allora si impara dall'errore e si migliora progressivamente. E di notte a studiare sul Web e sui libri, per capire cosa avevano ideato gli altri, per imparare a copiare i modelli migliori e scartare quelli inadatti alla mia realtà.

E via via, scoprivo dei "buchi" nella mia preparazione e cercavo di colmarli, a volte efficacemente, a volte meno, ma piuttosto che niente è sempre meglio "piuttosto".

Il tutto, togliendo del tempo al sonno notturno e ai miei week-end, spinto da un'energia "barbarica" che, fortunatamente, ancora mi sorregge.

Ma questo modello formativo, che ha funzionato per me, può essere un modello da proporre ad altri?

Esiste un altro modo per pensare di avvicinarsi a questa professione?

Quale spettro di conoscenze bisogna acquisire per poter fare questo lavoro?

E come ed in quanto tempo si possono acquisire?

Questo è il primo post di una serie in cui cercherò di darvi il mio punto di vista su queste ed altre domande, tutte inerenti al tema della formazione e del "...come faccio a diventare un Comunicatore Tecnico?".

Questa è una delle domande più frequenti che mi viene rivolta e ne ho avuto riscontro anche nell'ambito dei 3 Webinar che ho condotto tra Settembre ed Ottobre del 2012.

Con questo ciclo di articoli spero di dare un contributo, anche solo parziale, per definire una possibile risposta.

A presto.




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domenica 20 gennaio 2013

Dalla scrittura monolitica alla scrittura modulare: prima parte

Se vi state accingendo a realizzare un manuale, è probabile che abbiate già iniziato a progettare un indice. Sorvolo su quanto sia frustrante iniziare a scrivere un manuale iniziando dall'elemento che, durante lo sviluppo del documento, dovrete probabilmente ri-organizzare almeno una decina di volte. Ma a scuola ci hanno insegnato che "prima di tutto, bisogna definire un indice dei contenuti" e voi così fate.

Poco importa se a scuola ci hanno insegnato una stupidaggine, lo capiremo strada facendo.

Un indice è composto da una sequenza di capitoli; ogni capitolo, da una sequenza di paragrafi di primo livello e ogni paragrafo di primo livello da una serie di sotto-paragrafi di secondo livelllo e così via.

Nei manuali della mia azienda, ad esempio, adottiamo fino a 5 livelli di titolazione:

 

Per il solo fatto di aver fatto questa prima operazione, avete già definito un ordine ben definito di esposizione dei contenuti, dove tra 2 contenuti distinti esiste già, prima ancora che i contenuti prendano forma, "un PRIMA" e "un DOPO", quindi un legame ORDINALE, che sussiste prima ancora di aver definito la loro natura.

Ma è molto probabile che stiate facendo tutto ciò usando un "word processor", cioè di un software dedicato alla redazione di testi.

Magari questo software è Word di Microsoft Office, oppure il Writer di Open Office.

Non è fondamentale lo strumento che avete scelto, quel che importa è che mentre strutturate l'indice, state già facendo scelte formali: che tipo di font utilizzare per i 5 livelli di titolazione, il relativo font size (la dimensione dei caratteri dei diversi titoli). Poi deciderete il font per il testo (Verdana? Arial? Calibri?), poi il formato delle tabelle, poi il formato delle note e via così.

In altri termini, prima di definire i contenuti, state decidendo LA FORMA che assumeranno. Se vogliamo essere più precisi, i vosti contenuti prenderanno vita già "all'interno" di una forma, "miscelati" con essa.

Inoltre, state già definendo IL TIPO DI FORMATO del documento, ad esempio .doc se usate Office Word.

Sorprendente vero? Non avete scritto nulla, non avete definito alcun contenuto e avete già preso moltissime decisioni che guideranno il vostro lavoro fin dall'inizio.

Se state lavorando così, state realizzando un documento MONOLITICO, secondo un approccio valido ma tradizionale, in cui i contenuti nascono già con dei vincoli ORDINALI e FORMALI, dove sostanza e forma sono già miscelati insieme, come il tuorlo e l'albume di un uovo quando fate una frittata (l'immagine è perfetta ma non è mia, la prendo in prestito da una felice intuizione di Marco Galiazzo).

Dopo aver fatto una frittata, siete mai riuscti a ri-separare di nuovo il tuorlo e l'albume? La domanda è retorica, la risposta è ovviamente no, non è possibile.

Nel caso di un documento Word, teoricamente, è comunque possibile recuperare i contenuti e "ripulirli" dalla forma in cui sono immersi, ma è un lavoro molto lento e noioso.

Se quegli stessi contenuti che avete "miscelato" in un file .doc, ora vi necessitano in formato HTML, come si fa? E non mi rispondete che basta salvare il file in formato .html, la delusione mi ucciderebbe!

C'è un modo diverso di fare le cose?

Si. Ma bisogna fare più di un salto concettuale per poter mettere in discussione l'approccio tradizionale che vi ho appena descritto, al quale siamo stati educati da tanti anni di pratica.

A partire dal prossimo post, vedremo che può essere molto utile tenere ben distinti FORMA e CONTENUTO e da lì partiremo per approfondire diverse questioni.

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domenica 13 gennaio 2013

Il Foglietto Illustrativo dei medicinali

di Rossella Ferrari

Il foglietto illustrativo è il più diffuso documento tecnico in ambito farmaceutico.

E’ contenuto – per legge – in ogni farmaco, a esclusione dei  farmaci omeopatici e fitoterapici (integratori) ed è quindi un documento ufficiale. Oltre a questo, il foglietto illustrativo dovrebbe essere anche uno strumento comunicativo efficace perché riguarda l’impiego di prodotti riguardanti la salute, ossia un ambito delicato e difficile.


Purtroppo, non è sempre così. Soprattutto in Italia, il foglietto illustrativo (ancora oggi spesso chiamato “bugiardino”) è innanzitutto un documento redatto in base a precisi vincoli normativi e burocratici.

Ma questo approccio spesso si rivela disarmonico con l’idea che debba essere anche un mezzo di comunicazione efficace al corretto uso del farmaco, quindi con un’attenzione più focalizzata sulla capacità di comprensione dei contenuti da parte dell’utente che lo deve assumere.

In anni recenti, la European Medicines Agency (EMA) ha modificato il format dei foglietti illustrativi dei nuovi farmaci approvati a livello europeo.

Quindi oggi possiamo avere foglietti con lo schema europeo, formulato con criteri di leggibilità ben precisi e/o strutturato con “domande e risposte”, ma anche foglietti illustrativi di farmaci approvati e immessi in commercio da tempo, redatti con lo schema tradizionale, generalmente approvati solo per il territorio nazionale.

Oltre alle informazioni standard  richieste dalle autorità regolatorie, le case farmaceutiche possono aggiungere tutte le indicazioni che ritengono più opportune (inserite, comunque, nell’elenco delle caratteristiche per cui il prodotto è stato approvato).

Di conseguenza, i farmaci con lo stesso principio attivo ma prodotti da società diverse possono avere foglietti illustrativi con testi differenti e, a volte, con discrepanze di vario genere.

Dal punto di vista dei contenuti le informazioni sono numerose, a volte troppo “affollate” e, soprattutto, poco comprensibili.

Da alcuni sondaggi condotti sul pubblico, i principali ostacoli alla comprensione del foglietto illustrativo sono:
  • eccessiva lunghezza
  • linguaggio troppo tecnico
  • carattere di stampa troppo piccolo
  • mancanza di risalto delle principali avvertenze
  • scarsa chiarezza sui rischi ed effetti indesiderati
Ad esempio:
  • “interazione tra farmaci” è un'indicazione che risulta, di fatto, incomprensibile
  • “posologia” potrebbe essere sostituito con “modalità di somministrazione”
  • “evitare l’uso prolungato” è un concetto poco chiaro... prolungato quanto?
Il format realizzato dall’Agenzia Europea dei Medicinali ha rappresentato un passo avanti e, d’altra parte, integrare necessità burocratiche e necessità di comunicazione non è facile ma, sicuramente altri progressi sarebbero possibili. Leggi questo articolo...

martedì 8 gennaio 2013

Ma TU... cosa sai scrivere VERAMENTE?

In passato mi è capitato di condurre, con l'aiuto della mia collega Tiziana, dei colloqui di lavoro per selezionare dei collaboratori che mi dessero una mano nella realizzazione della documentazione aziendale.

Non sono un recruiter professionista ed ho sempre adottato una struttura di colloquio abbastanza essenziale e lineare; nella parte più "informale", cercavo di sondare la relazione dei candidati con la scrittura (non necessariamente tecnica), tenendo conto che:
  • circa il 90% dei candidati erano laureati, divisi più o meno a metà tra laureati in discipline tecnico-scientifiche (principalmente Ingegneria o Matematica) e discipline umanistiche (principalmente Lettere e Lingue straniere);
  • solo UNA candidata aveva pregresse e significative esperienze nel campo della comunicazione tecnica;
  • circa la metà erano alla ricerca di prima occupazione, quindi con nessuna esperienza lavorativa.
Di fronte alla mia curiosità che, per semplificare, si potrebbe condensare nella formula: "Lei  cosa pensa di saper scrivere o ha scritto fino ad ora?"

... a volte ricevevo delle risposte curiose, con qualche venatura anche di offeso stupore, più o meno della serie: "Ma accidenti... sono laureato... e mi chiedi se so scrivere?".

Ebbene si, che si sappia: la laurea non implica affatto questo automatismo. Si può essere laureati, anche in una facoltà umanistica, e non saper scrivere letteralmente nulla di sensato, specialmente se parliamo di scrittura tecnica o professionale.

Ma a fronte delle risposte ricevute, ad un certo punto mi sono chiesto:
"Ma IO, quando sono uscito dall'Università, cosa sapevo scrivere VERAMENTE?"

Più in generale, ognuno di noi potrebbe chiedersi che cosa  ha imparato a scrivere a scuola.
Quello che ho imparato io è riassunto in questa tabella:


Probabilmente il mio profilo scolastico è abbastanza in linea con quello di tanti altri della mia generazione e non solo. Dalla tabella emerge che nell'arco di ben 18 anni d'istruzione (senza tener conto di qualche anno fuori corso all'Università), a scuola mi hanno insegnato a gestire solo 6-7 tipologie distinte di composizione scritta, per quanto fondamentali e formative.

MA UNA VOLTA ASSUNTI IN UN'AZIENDA, che cosa ci chiederanno di scrivere?

Ecco una breve e parzialissima lista di documenti, in rigoroso disordine alfabetico, che vi potrebbero richiedere di realizzare:

  • White Paper
  • Scheda Tecnica
  • Abstract
  • Verbale di Riunione
  • Manuale di Collaudo
  • Brochure
  • Manuale Operativo
  • Manuale Utente
  • Annuario Aziendale
  • Manuale d'Installazione
  • Newsletter
  • Documento di Assessment
  • Manuale di Esercibilità (Manuale Operativo)
  • Case Study
  • API Reference Guide
  • Quick Start Guide
  • Circolare Interna
  • Accordo di Riservatezza
  • Frequently Asked Questions (FAQs)
  • Modello Rilascio Delega
  • Contratti
  • Scheda di Valutazione
  • Accordi di partnership
  • Relazione Scientifica
  • Glossario Aziendale
  • Check-list di Verifica delle Conformità
  • Check-list di configurazione Hardware
  • Documenti di Training
  • ...
  • (altro?)
  • ................

Ho volutamente miscelato documenti tecnici, documenti di gestione aziendale, documenti di marketing e altro ancora.

Chi di voi, appena uscito dall'Università, sarebbe stato in grado di affrontare almeno 2 o 3 di queste tipologie di documento? Personalmente, da neo-laureato, non sospettavo nemmeno dell'esistenza di molti tra quelli elencati. Oggi, posso dire di aver almeno una volta affrontato quasi tutte le tipologie elencate e molte altre rimaste fuori da questa lista.

Nei paesi anglosassoni, per diventare Technical Communicator, esistono percorsi universitari che vanno da un minimo di 3 anni fino a 7. In Italia, non c'è traccia di un percorso accademico così strutturato.

Ecco perchè anche i laureati più brillanti non sanno scrivere sostanzialmente nulla.

Molti conoscono magari ogni segreto della grammatica e dell'ortografia, ma queste conoscenze sono solo dei PREREQUISITI per la scrittura; potete conoscere la grammatica alla perfezione e scrivere comunque dei documenti incomprensibili, buoni solo per accendere il fuoco nel camino.

Ecco perchè,  ad oggi, se qualcuno durante un colloquio vi chiede "Lei cosa sa scrivere?", non vi dovete offendere ma dovete immaginare un mare di cose da imparare e avere solo voglia di navigarlo.







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martedì 1 gennaio 2013

Primo post del 2013: buon propositi

E' appena passato un anno faticoso, in cui la pressione professionale mi ha lasciato meno tempo del solito da dedicare a questo blog. Avrei voluto fare e scrivere di più, ma non ci sono riuscito. Tuttavia, la vostra attenzione è aumentata e di questo vi ringrazio:

 

Come si vede dal grafico, quasi 3000 visitatori al mese, di cui più di 7000 "returning". Sono numeri "piccoli", in assoluto, ma sono enormi per me, che dedico al blog poche ore a settimana, proponendo temi dedicati ad un segmento professionale molto "verticale".

E allora nel 2013 vi prometto ancora più impegno.
Proverò ad approfondire alcune tematiche che ho già affrontato (la riscrittura e la Qualità in primis, ma non solo) e vi proporrò nuovi temi, soprattutto legati alle nuove tecnologie al servizio della documentazione tecnica.

Oggi è il primo giorno dell'anno, questo è il primo post dell'anno... fatemi ancora compagnia.
A presto.


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