giovedì 29 dicembre 2016

Un concetto a settimana per i Comunicatori Tecnici

Ho scoperto questo sito che non conoscevo, ove i maggiori esperti mondiali di Comunicazione Tecnica, ogni settimana, illustrano la definizione di un concetto.

Il concetto che mi ha fatto incontrare questo sito è CCMS, illustrato dalla mia amica Nolwenn.

E' una specie di "sito terminologico" di base, utile soprattutto per chi inizia a muoversi nel mondo dei Contenuti 4.0 e deve fare i conti con "i fondamentali".

Ma è bella l'idea che i contributors siano tutti professionisti ben noti, che collaborano a realizzare una specie di antologia tascabile "smart" della Comunicazione Tecnica. Leggi questo articolo...

martedì 27 dicembre 2016

Quasi 7 anni di blog e 300.000 pagine visitate!

Il blog compie 7 anni ed oggi ha superato la soglia delle 300.000 pagine visitate.

 

Nel 2012 aveva superato soglia 100.000, all'inizio di Marzo.

Quindi siamo passati da una media di circa 33.000 pagine visitate nei primi 3 anni, a  circa 50.000 l'anno negli ultimi 4.

Ma al netto del dato analitico, in questi anni mi è capitato di frequente di incontrare colleghi che, dopo le presentazioni iniziali, mi hanno detto: "Ma tu sei l'Artigiano di Babele!" oppure "Ohh ma sei quello del blog, lo leggo spesso!".

Ecco, come ho già spiegato in più occasioni, il blog è stato una splendida palestra per me.
Mi "diverto" a scriverlo, ma per scrivere sono obbligato a studiare, quindi mi diverto a studiare e quando ci si diverte a fare qualcosa, questo qualcosa di solito "funziona".

Se è stato utile anche ad altri o se mi ha aiutato ad entrare in contatto con altri colleghi o se ha stimolato anche una sola buona idea, questo mi gratifica.

Ma il giorno in cui venisse meno il "divertimento", cioè la passione di "scrivere per spiegare", probabilmente farei altro.

Ma quel giorno non è ancora arrivato.
:-) Leggi questo articolo...

sabato 24 dicembre 2016

BUONE FESTE!

Quest'anno le mie feste saranno molto diverse rispetto agli ultimi anni.

E' stato un anno difficile per tanti motivi, e per la prima volta ho "sentito" i miei 50 anni. La vita ti toglie e ti da e non c'è niente da capire.
Ma c'è sempre da imparare.

E quest'anno ho imparato che quando diciamo a qualcuno che amiamo "scusami, ma ora non ho tempo", facciamo un errore al quale non c'è riparo, ma che in quel momento non siamo in grado di capire.

Lo capiremo solo molti anni dopo, quando perderemo quella persona.

Proprio per questo, augurandovi BUONE FESTE, vi auguro una cosa preziosa: di "avere tempo" per le cose che contano.


Tempo per i vostri cari, per i vostri sogni, per i vostri amori, per tendere una mano a chi può averne bisogno.

Buone Feste!


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mercoledì 21 dicembre 2016

Contenuti 4.0... cioè? Come incide la UX

Nell'ultimo post avevo indicato come la relazione "contenuto-posizione del contenuto" non sia più sufficente a fornire risposte per la Comunicazione Tecnica 4.0.
In questa relazione dobbiamo aggiungere altri elementi?

Probabilmente si e forse non siamo neanche certi di conoscerli tutti, ma un elemento è sicuramente decisivo: la User Experience (UX).





L'evoluzione della tecnologia ci ha portato dal manuale stampato ai "contenuti molecolari".

Ora dobbiamo fare un altro salto quantico: i contenuti molecolari possono essere "montati insieme" in diversi modi, secondo diverse relazioni di interdipendenza, in base al contesto, in risposta ad un evento e possono essere attivati e pre-filtrati (tipizzazione+tagging) in base all'utente a cui sono destinati.

L'esempio che sto per farvi è ispirato da una riflessione che mi è stata suggerita durante una cena a Bologna, da un Ingegnere che ha maturato esperienze significative nell'automotive.

Se compro un'automobile di fascia alta, probabilmente avrò un tablet integrato nel cruscotto che mi fornirà le istruzioni per le regolazioni e le funzionalità più comuni della mia nuova auto.

Ma queste informazioni di base, probabilmente, mi saranno utili solo nei primi giorni di uso dell'auto. Poi, una volta imparate, non dovrò  leggerle di nuovo. Perchè? Perchè la mia UX sarà cambiata.

Cosa farei seguendo un approccio tradizionale?
Forse scriverei un manuale con TUTTE le procedure tecniche per il governo dell'auto, ordinate secondo un certo indice.

Ma l'indice riflette il punto di vista dell'utente o dei diversi utenti che acquisteranno quella macchina?
Sicuramente no!

Nella migliore delle ipotesi, l'indice del manuale dell'auto sarà strutturato in base a delle "best practice" di uso comune, magari ispirate a qualche standard.
Ricordate la relazione "contenuto-posizione del contenuto"?

Che cosa dovrei fare invece se tenessi conto della UX?

Ad esempio, potrei associare ad ogni procedura un parametro di priorità del tipo:
  • le procedure per i principianti (getting started)
  • le procedure di uso comune (common use case)
Poi potrei immaginare quali saranno le domande e i dubbi più frequenti dell'utente nel primo mese (fase "pricipiante") di utilizzo dell'automobile e strutturare i suddetti contenuti per soddisfare la UX del "principiante".

In quest'ottica, quanto può essere importante definire la procedura step-by-step per smontare le candele? Direi... circa ZERO!
Perchè la probabilità di avere un problema alle candele nel primo mese di vita di una macchina nuova... è circa ZERO!!

In un manuale tradizionale, la procedura per smontare le candele probabilmente la trovate... ma quante volte avete REALMENTE smontato le candele della vostra auto?

Quello che vi ho appena raccontato è una semplificazione della FASE 1 che Marie Girard indica nel suo articolo.

Marie indica poi altre 4 fasi per poter progettare Contenuti 4.0 più efficaci.

La FASE 2 suggerisce di costruire gruppi di lavoro interdisciplianari per realizzare contenuti con un focus più effettivo sulla UX.

La FASE 3 invita ad utilizzare le macchine e l'intelligenza artificiale per migliorare i contenuti.

La FASE 4 invita ad usare "l'intelligenza collettiva" (FASE 2) per affinare strategie basate sui dati ricavati dalle macchine (FASE 3), sempre al fine di migliorare la  FASE 1, cioè la relazione "contenuto-posizione del contenuto-UX".

Nella FASE 5 dobbiamo semplicemente misurare i risultati prodotti, raccogliere feedback dagli utenti ed eventualmente correggere il tiro, iterando una o più fasi, magari cambiando il valore di alcune variabili e lavorando su cicli di processo più brevi e flessibili.

Dall'articolo della Girard emerge un'idea guida, vera oggi più di ieri:
  • i contenuti tecnici nascono ed evolvono nell'ambito di un processo più sofisticato rispetto al processo redazionale classico
  • i contenuti tecnici diventano un asset aziendale concreto e forniscono "valore aggiunto" al prodotto
  • non ci sono modelli "ready to use" che funzionano sempre ma i modelli devono essere "adattativi", cioè devono essere flessibili
Ma per oggi basta così.

A presto. Leggi questo articolo...

venerdì 16 dicembre 2016

Contenuti 4.0... cioè? I contenuti non abitano più nel manuale

Nel primo post di questa serie ho fissato alcuni punti:

- la definizione di "contenuto intelligente" (Ann Rockley, 2008)
- l'indicazione della natura duale tra Contenuto e Informazione
- l'obiettivo "virtuoso" di arrivare ad una relazione biunivoca:
un contenuto = un'informazione

Nel secondo post ho esplicitato gli attributi della definizione della Rockley

Ma a questo punto dobbiamo disvelare un "convitato di pietra" che, de facto, è implicito nella definizione della Rockley e che riguarda la natura "geometrica" del contenuto.

Il contenuto 4.0 è intrinsecamente modulare, di granularità variabile, o "contenuto molecolare" come indicato anche da Marie Girard in un recente articolo pubblicato su tcworld.

Nel 2013, a Bologna, in una conferenza internazionale, avevo parlato di un nuovo paradigma, ove non erano più gli utenti che avrebbero cercato le informazioni sui libri/manuali, ma erano le informazioni che avrebbero iniziato a "cercare gli utenti".

Tali informazioni sarebbero state attivabili in risposta ad un evento, ad un contesto e/o ad un compito da svolgere (event/task/context triggered). Inoltre, tali informazioni sarebbero state fruibili in modalità multi-fomato e multi-canale.

Anche nel mio caso, era sostanzialmente implicito che le "informazioni" (ciò che interessa l'utente) sarebbero state racchiuse dentro "contenuti" modulari.

L'articolo di Marie Girard è molto interessante e qui potete leggerlo integralmente.

Io provo ad isolare ed analizzare alcuni concetti chiave che mi hanno colpito nell'articolo di Marie:

- come è cambiato il nostro modo di leggere
- come cambia la granularità del contenuto in funzione della User Experience
- macchine "intelligenti" ci possono aiutare a valutare la qualità dei contenuti
- di quali standard o modelli ci possiamo fidare?

COME E' CAMBIATO IL NOSTRO MODO DI LEGGERE
La storia della produzione di grandi volumi di contenuti coincide con l'invenzione della stampa.

La conoscenza tecnica, cioè le informazioni su come fare qualcosa per un certo scopo, esplode nell'era dell'industrializzazione di massa che ha generato la necessità di trasferire il know-how in fretta: nascono i manuali d'istruzione e il libro, un oggetto gerarchico-sequenziale, diventa "l'unità di contenuto".

Con l'arrivo di Internet e dopo circa 30 anni di World Wide Web, il nostro modo di leggere è cambiato: non più una pagina dopo l'altra, un capitolo dopo l'altro, ma irrompe l'ipertesto.

Mark Weber scrisse un articolo eccezionale sull'argomento, che parlava di topic sizing e lettura ipertestuale, ideando questa figura che spiega più di tante parole:



L'avvento dell'ipertesto ha delle conseguenze: "l'unità di contenuto" non è più "il libro" ma diviene un elemento "frammentabile" di dimensione (granularità) variabile.

GRANULARITA' DEL CONTENUTO IN FUNZIONE DELLA USER EXPERIENCE
La tecnologia che consente di frammentare i contenuti sono i linguaggi taggati appartenenti alla famiglia SGML/XML.

SGMLS/XML implicano la possibilità nativa di "strutturare" i contenuti: nascono S1000D e DITA.

Con gli Help on Line, per la prima volta, la documentazione è "immersa" e contestuale alle applicazioni software, non più su un supporto separato (il libro).

Si crea quindi un legame indissolubile tra uso delle interfacce sofware e "user assistance". E si differenziano le tipologie di contenuti per assistere l'utente ed ogni tipologia richiede una diversa frammentazione.

Poi arrivano i social-media, e la produzione dei contenuti tecnici, cioè "il come si fa cosa", si trasferisce nei forum, nei video di YouTube e in ogni altro luogo dove gli utenti si incontrano e in molti casi "auto-producono" (per attività di training, di marketing, di technical sale,...) contenuti tecnici sempre più frammentabili.

I contenuti sono "molecolari", sono "auto-consistenti" e possono vivere in contenitori diversi.

Questo è il primo passaggio chiave che sottolinea la Girard: il luogo di nascita originale del contenuto tecnico è il manuale di istruzioni, ove era ben visibile l'equazione tra la natura del contenuto tecnico (know-how) con la sua posizione (il manuale).

Ora questa equazione è rotta: lo stesso contenuto molecolare può collocarsi in posizioni/formati diverse.

E questo in un certo senso ci disorienta... perchè? Perchè siamo abituati a pensare in termini di "come creo il contenuto, come distribuisco il contenuto".

E' un modo sbagliato di pensare?

Non necessariamente, ma l'equazione "contenuto-posizione del contenuto" non tiene conto di ALMENO un'altra variabile: la User Experience.

E questo è il secondo passaggio chiave individuato dalla Girard.

Ma per oggi basta così.

A presto. Leggi questo articolo...

venerdì 9 dicembre 2016

A che punto siamo con DITA?

Nella scorsa primavera ho tenuto un webinar introduttivo su DITA, nell'ambito delle attività di formazione della COM&TEC, che forniva tutti gli elementi di base per avvicinarsi a questo standard XML.

E' stato il primo webinar realizzato in Italia su DITA, un vero e proprio evento.

DITA è, attualmente, lo standard più utilizzato al mondo per la produzione di documentazione tecnica strutturata.

Nello scorso mese di Novembre, a Monaco di Baviera, si è svolto il più importante evento europeo su DITA, il DITA-OT 2016.

In questo consesso hanno parlato di DITA i più importanti esperti mondiali (Robert Anderson, George Bina, Eliot Kimber, Kristen Eberlein, Radu Coravu, ...), molti dei quali fanno parte del consorzio OASIS, che si occupa dell'evoluzione di questo standard.

Qui potete trovare tutti i video dell'evento e le relative slide.

Questi contenuti forniscono "la fotografia" più recente ed aggiornata su DITA.

Prossimamente, vi proporrò una serie di articoli che riprenderanno i temi illustrati nel mio webinar e cercheranno di approfondire diversi aspetti di questo standard.

A presto.

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giovedì 8 dicembre 2016

Contenuti 4.0... cioè? Struttura, semantica e rintracciabilità

Nel post precedente, siamo partiti dalla definizione di "Intelligent Content" fissata da Ann Rockley, che definisce gli attributi fondamentali di un contenuto "intelligente".
Analizziamo rapidamente tali attributi.


STRUCTURALLY RICH
Un contenuto è struttuato (Gibbon, 2014) se risponde ad una rappresentazione formale che si basa:
  • su un insieme di contenuti tipizzati
  • su un insieme di relazioni che legano tali contenuti

Se misurate questa definizione con le caratteristiche dei più comuni standard di documentazione (DITA, S1000D, ...), vi rendete conto che tali standard ricadono perfettamente dentro la definizione.

Ma se analizziamo il content model di un generico CCMS, potremmo rilevare anche in esso un notevole grado di conformità con la definizione di Gibbon.

Nella definizione, implicitamente, si fa riferimento ad un un contenuto "puro", non inquinato dalla formattazione e definito in base a delle regole di struttura che rendono quel contenuto riconoscibile dagli altri.

I contenuti strutturati secondo le specifiche SGML/XML rientrano perfettamente dentro questo schema.

Quindi, un documento Word, monolitico, dove forma e contenuto sono miscelati insieme (paradigma della frittata (Galiazzo)), non è strutturato, quindi non "intelligente" secondo la definizione della Rockley. Mentre, ad esempio, un contenuto espresso nello standard DITA lo è.

Questo è un indizio molto importante: se usate uno standard aperto ben definito per la strutturazione dei contenuti (ad esempio, DITA), siete AUTOMATICAMENTE sicuri di poter manipolare "contenuti intelligenti" secondo la definizione che abbiamo adottato.

In caso contrario, se vi affidate ad un content model proprietario di un generico CCMS, potreste magari ottenere lo stesso risultato ma dovete prima verificare con attenzione le caratteristiche del content model.


SEMANTICALLY CATEGORIZED
Un contenuto strutturato è semanticamente classificabile.

In DITA un Concept topic è ben distinto da un Troubleshooting topic: sono due tipi di contenuti diversi, definiti da due strutture diverse, che si basano su due diversi insiemi di tag XML (e tali tag possono essere utilizzati rispettando determinate regole di struttura), ed esprimono due semantiche diverse.

Ad esempio, posso produrre un manuale con tutte le informazioni concettuali relative alla versione 1.0 della Macchina A, collezionando tutti i Concept topic che descrivono i fondamentali principi di funzionamento della macchina.

Analogamente, posso produrre il manuale della risoluzione dei problemi collezionando solo i topic di tipo Troubleshooting.


AUTOMATICALLY DISCOVERABLE
Se posso riconoscere una struttura, posso recuperare automaticamente un contenuto basandomi sull'analisi della tipizzazione della struttura.

Contenuti strutturati e semanticamente classificabili possono essere ulteriormente "taggati", cioè associati a dei metadati che ne potenziano la semantica.

Se posso taggare un contenuto, lo posso recuperare con una procedura automatica che prende in considerazione solo i tag che mi interessano.

Ad esempio, posso descrivere una procedura di manutenzione per la Macchina A, versione 1.0 e posso taggare la procedura con un tag "MacchA-1.0".

Posso poi descrivere una procedura simile per la Macchina A, versione 1.1 ("MacchA-1.1").

Oppure posso taggare con "MacchB" tutti i contenuti relativi alla Macchina B.

Posso poi taggare tutti i topic di tipo Troubleshooting inerenti alla "MacchA-1.0" e alla versione successiva, "MacchA-1.1"; quindi posso produrre 2 diversi manuali di risoluzione dei problemi sfruttando il paradigma:

tipizzazione + tagging

E ora credo che la definizione della Rockley sia più chiara.
Ma non è finita qui.
A presto.


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martedì 29 novembre 2016

Contenuti 4.0... cioè? Iniziamo dall'inizio

Contenuti 4.0, Intelligent Contents, Documentazione 4.0, Information 4.0... e via e via. Tutti ne parlano e si moltiplica l'interesse intorno a queste sigle.

Volendo citare Mao Ze Dong: "Grande è la confusione sotto al cielo. La situazione è eccellente...".

E allora entriamo nel mainstream e cerchiamo di capire di cosa si sta parlando e perchè.

Prima di tutto, scegliamo una sola definizione: da qui in poi parlerò di Contenuti 4.0, per brevità e chiarezza.

Ad un occhio superficiale sembrerebbe che si stia parlando di un concetto assolutamente nuovo. Ed ecco la prima sorpresa.

La prima definizione di "Intelligent Content" è stata coniata nel 2008 da Ann Rockley (autrice di Managing Enterprise Content e fondatrice dell'Intelligent Content Conference (ICC)):

"Intelligent content is structurally rich and semantically categorized and therefore automatically discoverable, reusable, reconfigurable, and adaptable."

Vorrei partire da questa definizione per poi dedurre tutta una serie di ragionamenti che possano aiutare a chiarire le implicazioni di una "rivoluzione industriale" che ci coinvolge tutti e che sta già impattando direttamente i professionisti della Comunicazione Tecnica.

In primo luogo, definiamo la relazione tra "contenuto" e "informazione".

Sono sostanzialmente allineato con una definizione di Joe Gollner, che indica "un contenuto" come un oggetto che noi andiamo a definire, creare, riusare e gestire al fine di fornire "informazioni".

Un esempio?

"In caso di malfunzionamento, abbassare la leva rossa di sicurezza per interrompere l'alimentazione elettrica e fermare la macchina.
Successivamente, rimuovere il riparo di protezione e verificare lo stato del cilindro rotante.
"

Da questo "contenuto" emergono diverse "informazioni":

- la macchina necessita di alimentazione elettrica
- in caso di problemi, prima di tutto bisogna abbassare la leva rossa per interrompere l'alimentazione
- solo a macchina ferma si può rimuovere il riparo di protezione
- una delle parti fondamentali della macchina è costituita da un cilindro rotante

D'altra parte, per far arrivare un'informazione dalla sorgente al ricevente (Teorema di Shannon), essa deve attraversare un "canale" a bordo di un "segnale", cioè a bordo del "contenuto".

Quindi, esiste una relazione duale tra "contenuto" e "informazione".

Nulla di strano: i "contenuti" sono gli oggetti che vengono realizzati dai comunicatori tecnici, "l'informazione" è quanto necessita agli utenti che usano il prodotto.

Idealmente, dovremmo sempre stabilire una relazione biunivoca contenuto - informazione.

Su questo concetto appuntiamo la prima bandierina, che ci servirà in seguito.

A presto. Leggi questo articolo...

domenica 13 novembre 2016

Guida BLU della UE per l'attuazione della normativa sui prodotti

Image result for blue bookVi inoltro una segnalazione che mi è arrivata via social, grazie a M.L. Flacke, relativa alla possibilità di scaricare la Guida BLU in lingua italiana.

Questa guida raccoglie le indicazioni necessarie all'attuazione delle normative sui prodotti in seno alla UE.

Ovviamente ha impatto anche sulla documentazione tecnica che accompagna i prodotti.

Ho provato a contare quante istanze ci sono nel documento per "documentazione tecnica": 110!

Direi che CI RIGUARDA...

:-)

A presto.


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domenica 4 settembre 2016

Quali sono gli strumenti più usati dai professionisti della Comunicazione Tecnica?

Vi segnalo un bell'articolo di Ferry Vermeulen, fondatore di INSTRKTIV, che ha intervistato circa 70 professionisti della Comunicazione Tecnica, responsabili di aziende e liberi professionisti.

Ognuno di essi ha indicato 3 o 4 tool, fra quelli usati con maggiore frequenza nel loro lavoro.

E' un sondaggio che non vuole avere la dignità di una rilevazione statistica, ma credo che sia comunque interessante.

Fra gli intervistati, due persone che mi onorano della loro amicizia, come Marie Louise Flacke e Nolween Kerzreho.

Poi anche l'ideatore di Oxygen, George Bina, con il quale ho avuto modo di scambiare piacevolmente due chiacchiere a Stoccarda, nello stand della sua azienda, nel Novembre del 2015.

Poi Mike Hamilton, il V.P. di MadCap, la cui storia professionale è semplicemente entusiasmante e che vi invito ad approfondire.

Quindi alcuni "guru" della scrittura tecnica che ho sempre avuto come modelli da seguire e che mi hanno insegnato molto (e continunano ad ispirarmi), come Sarah O'Keefe, Tom Johnson e Joe Gollner.

E altri colleghi che hanno fornito la loro opinione, corredandola con una sintetica motivazione.

Al termine dell'articolo, una breve tabella con la "classifica" dei tool più popolari in questa platea di esperti.



Ribadisco che l'autore non voleva realizzare uno studio statistico o una classifica di merito, ma un semplice sondaggio di opinioni.

Del resto, se chiedi a Mike Hamilton quale sia il suo tool preferito, è anche normale che possa indicarti Flare.

E comunque il risultato è interessante, e mi piacerebbe avere un vostro feedback sull'argomento.

Per quello che mi riguarda, negli ultimi 5 anni ho usato diversi tool nel mio lavoro. Come direbbe Rino Tommasi, "nel mio personale cartellino":

Madcap Flare (CCMS)
Oxygen (XML-DITA editor)
DITA (standard per la strutturazione dei contenuti)
Acrolinx (per il controllo linguistico e la guida di stile)
FileNet (CMS)
Word (editor general purpose)
Notepad ++ (editor general purpose)
Camtasia (Video)
Go Animate (Video)

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mercoledì 24 agosto 2016

Aiutiamo Amatrice

Stanotte ero lì, con mia moglie e mio padre e ora vi posso scrivere perchè l'albergo che ci ospitava è una struttura antisismica e ci ha letteralmente salvato la vita. 

Amatrice è distrutta.

Ieri sera, intorno alle 24.00, stavo bevendo qualcosa con mia moglie nel luogo indicato dal cerchietto rosso, proprio nel centro, sotto la torre dell'orologio:


Abbiamo avuto fortuna, o quello che sia.

Ad ora, 86 vittime accertate ad Amatrice e Accumoli, più di 300 feriti, alcuni gravi.

Il minimo che posso fare è chiedere aiuto per Amatrice e i suoi abitanti.

Chi può, in qualsiasi modo, provi a dare una mano.

Si può donare il sangue, si può fornire un libero contributo attraverso un semplice SMS, si può contattare la protezione civile e mettersi a disposizione, si possono donare generi di prima necessità, magari attraverso associazioni di volontariato della propria zona.

Nell'immediata emergenza serve personale addestrato, ma credo che si dovrà dare una mano per molti mesi.

Ognuno può trovare il suo modo.

Alcuni riferimenti:
Raccolta Fondi Croce Rossa Italiana
Donare il sangue
Contact Center della Protezione Civile: 800840840 
Sala Operativa della Protezione Civile Lazio: 803555

Con poco, ma in tanti, possiamo fare molto. Leggi questo articolo...

venerdì 6 maggio 2016

COMTecnica a Bologna: 11 e 12 Maggio 2016

La prossima settimana a Bologna inizia COMTecnica, il più importante evento del 2016 in Italia.

Si parlerà ovviamente di Comunicazione Tecnica e in particolare di "Intelligent Information", di "contenuti 4.0", quindi di tutto ciò che concerne le tendenze più avanzate in termini di processi, standard e tools per migliorare la produzione della documentazione che accompagna qualsiasi prodotto.

L'evento è organizzato congiuntamente da tekom Europe e COM&TEC,
ed è strutturato su 2 giornate.

Il primo giorno, 11 Maggio, dopo i saluti introduttivi di Tiziana Sicilia, Presidente di COM&TEC, e Michael Fritz, CEO di tekom Europe, avremo diversi interventi di alto profilo.

Isabelle Fleury illustrerà l'impatto delle nuove tecnologie sull'adattamento dei processi e delle procedure di lavoro e come i reparti comunicazione tecnica possono avviare cambiamenti nella loro organizzazione

Michael Fritz parlerà di "Intelligent Information", nello scenario dell''industria 4.0. In futuro, i comunicatori tecnici forniranno le informazioni necessarie in modo individualizzato, esaltando la "user experience", sfruttando i metadati per creare la distribuzione di contenuti dinamici per tutti i supporti di output rilevanti. Il Dr. Michael Fritz, presenterà il cambiamento di paradigma in corso e presenterà "eDOK".

Akash Dubey parlerà di come ottimizzare le risorse aziendali per migliorare i risultati delle diverse aree di un'azienda.

Daniela Straub illustrerà il "tekom competence framework" sviluppato nel 2015, finalizzato ad offrire un approccio sistematico per definire le fasi dello sviluppo della documentazine di un prodotto insieme con le competenze richieste. Lo sviluppo della documentazione di prodotto è un processo che richiede un volume ed una varietà di competenze sempre crescente. Il tekom competence framework è uno strumento di profilazione aperto, in grado di indirizzare al meglio tale processo.

Stefano Lugli parlerà dell'importanza degli aspetti della sicurezza nella documentazione tecnica.
Ai fini della conformità CE delle macchine e impianti immessi sul mercato, è determinante la realizzazione di Documentazione Tecnica (in particolare Manuale d’uso) completa ed efficace (mediamente il 25% delle contestazioni di non conformità riguardano proprio i contenuti delle istruzioni per l’uso e avvertenze).

Yang Sook Kim parlerà delle differenze culturali, in termini di cultura d'impresa e dei comportamenti dei consumatori, tra Europa ed Asia, con particolare attenzione a Cina, Giappone e Corea. Per un'azienda Europea è importante valutare questi aspetti per meglio avvicinarsi a questi mercati. In particolare, per chi scrive documentazione tecnica e per i professionisti del marketing.

Orlando Chiarello parlerà dell'utilizzo dei linguaggi controllati nella definizione dei contenuti con particolare riferimento all'Inglese tecnico semplificato  (STE).

Il 12 Maggio avremo un ricco programma di workshop gestiti da diverse aziende e su diversi argomenti.

Per registrarvi ed essere presenti insieme a noi, potete partire da questo link.

Vi aspetto a Bologna! Leggi questo articolo...

lunedì 18 aprile 2016

Nuovo report della DCL/CIDM per il 2016: tendenze nella Comunicazione Tecnica (seconda parte)

Ecco la seconda parte (qui la prima parte) delle mie impressioni sul sondaggio condotto da DCL/CIDM per tracciare le tendenze nella Comunicazione Tecnica per il 2016.

Q12: inizia a farsi strada la capacità di raccogliere feedback dai clienti, che possono esprimere annotazioni sulla documentazione dei prodotti acquistati. Le aziende più accorte possono cogliere questa opportunità per "usare" i propri clienti come "tester" della propria documentazione. Complicato? Non mi pare: basta mettere la propria documentazione sul web e, ad esempio, collegare ad essa un account Twitter che il cliente può usare per fornire il proprio sintetico contributo su ogni singola pagina esposta.

Q14 e Q15: circa il 40% dei partecipanti al sondaggio sostiene di essere pronto, nei prossimi 2 anni, per supportare il proprio business con strumenti e metodologie digitali. Se pensate di far parte del restante 60%, forse vi conviene ragionare su queste nuove possibilità. 
E vi viene in aiuto il quesito Q15, dove emergono i motivi per i quali può essere difficile abbracciare la nuova via. Per esperienza, vi assicuro che la distanza che intercorre tra un'oggettiva difficoltà ed un facile alibi è molto esigua. Ma la difficoltà principale è di ordine "spirituale" o se preferite "sistemico": siamo spesso convinti di "poter decidere" indipendentemente dalla direzione in cui si muove "il mercato", mentre semplicemente non è così. Se la gran parte dei miei concorrenti si muove in una certa direzione, diversa dalla mia, o io sono il più furbo di tutti o forse sono il più fesso.

Q17: qui vengono elencate alcune contraddizioni tra quello che viene realizzato e quello che magari vi chiedono i clienti o le soluzioni che si dovrebbero indirizzare e che invece non vengono adottate perchè non si dispone della necessaria conoscenza. E' interessante notare come il 33% ammetta di non essere in grado di lavorare efficacemente con i metadati, mentre il 22% si ostina a produrre documentazione solo testuale, mentre i clienti chiedono, ad esempio, video.

Q18: questo risultato è uno dei più interessanti del sondaggio, perchè a mio avviso quello che interessa ai miei clienti dovrebbe essere il mio primo interesse. Ed emergono con prepotenza tre numeri: il 52% richiede video per facilitare i processi di apprendimento, il 44% richiede documentazione mobile e il 36% richiede Help on Line integrati nelle applicazioni.

Q19: qui potete trovare le principali motivazioni che ostacolano le aziende nell'incontrare le necessità dei loro client (vedi anche Q22). E' una bella chek-list che potete prendere in prestito ed usarla per "misurare" la vostra situazione. Qui emergono due principali carenze: carenza di risorse e carenza di conoscenza. La prima carenza è spesso un'alibi (e qui riprendo le considerazioni fatte in Q14), la seconda è spesso una tragica realtà, da cui deriva la necessità della formazione.

Q20: questo, come Q18, è un altro passaggio critico, dove emerge una forte polarizzazione.
Sono molte le aziende (circa il 45%) che decidono di sviluppare la documentazione dei propri prodotti in casa. Mentre solo il 6% si affida a servizi di documentazione esterna. 

Tempi grami per gli outsourcer? Questa polarizzazione va spiegata.

Soprattutto nel campo del software, ma non solo, le parole d'ordine più comuni sono (e lo saranno sempre di più nei prossimi 5 anni): Agile, Continous Delivery, DevOps, Integration, Cloud. 

Ma, in soldoni, che significa? 
Significa che prodotti sempre più sofisticati e integrati in sistemi sempre più complessi, secondo processi produttivi che seguono cicli sempre più brevi, richiedono che la documentazione del prodotto venga realizzata ALL'INTERNO e DURANTE il ciclo di progettazione e di sviluppo del prodotto E NON A VALLE del medesimo.
Se la documentazione la devo fare ALL'INTERNO e DURANTE il ciclo di progettazione e di sviluppo del prodotto, devo disporre di professionalità elevate e specializzate in quelle tecnologie DENTRO al gruppo di lavoro. 

In quest'ottica, i tradizionali servizi di outsourcing rischiano di rimanere progressivamente tagliati fuori. 

E' interessante notare che almeno il 41% degi interrogati afferma di prendere in considerazione un approccio ibrido, sviluppando alcune cose in casa ed affidando altri processi in outsourcing, ma questa sembra una soluzione per meglio gestire la "transizione" verso uno svluppo 100% "in house".

Già immagino obiezioni del tipo: 
"Si, ma questo è vero solo per il software, non per le macchine"
"Si, ma questo magari è vero per gli USA, non per l'Italia".
Sono obiezioni di sicuro valide, nel breve periodo.

Ma se fossi un outsourcer mi chiederei quale scenario dovrò affrontare fra 3 o 4 anni.

Q22: qui c'è l'elenco degli "stimoli", cioè di quei fattori in presenza dei quali gli intervistati sarebbero diponibili a far evolvere il loro processo produttivo. Anche questa sembra una check-list da usare per misurare la propria predisposizione a fare "un salto in avanti".

E qui potete scaricare l'intera infografica, per rileggerla con calma.

Che ne pensate?



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martedì 12 aprile 2016

Nuovo report della DCL/CIDM per il 2016: tendenze nella Comunicazione Tecnica (prima parte)

Tra i tanti account Twitter che seguo, quello della DCL (Data Conversion Laboratory) è tra i più attivi.

I sondaggi della DCL, realizzati in collaborazione con la CIDM (Center for Information Development Management) sono un punto di riferimento per la nostra professione, su scala mondiale.

E' recente la nuova infografica relativi alle tendenze del 2016, basata su 22 quesiti.

Ed è interessante prendersi un poco di tempo per poterla confrontare con i risultati che vi ho proposto negli anni scorsi, in particolare nel 2014.

Di seguito, vi propongo alcuni spunti, come sempre non esaustivi.

Q2: circa la metà dei partecipanti lavora nell'industria del software, circa un decimo in quella delle telecomunicazioni, circa un ventesimo si occupa di documentazione delle macchine e dei semiconduttori, ma molti altri settori sono presenti, se pur con percentuali molto ridotte.

Q3: l'80% degli intervistati produce principalmente manuali utente e circa il 60% lavora per produrre "user assistance"; in questa voce vanno a finire diversi tipi di "embedded documentation", in particolare gli Help on Line. Ma anche i Video sono in crescita, il 33% circa rispetto al 27% del 2014. In calo invece la voce Training Materials, ora al 31% rispetto al quasi 37% del 2014. Questo dato è in linea con le nuove tendenze per cui le aziende si stanno organizzando per produrre training continui sui propri prodotti, sfruttando le tecnologie della FAD on-line (Formazione a Distanza).

Q5 e Q6: in questa coppia c'è uno dei risultati più interessanti: il formato PDF è ancora "the king" ma nei prossimi 2-3 anni si prevede un calo del 35% (ne abbiamo parlato spesso su questo blog, PDF è destinato a divenire solo uno dei tanti, possibil formati), mentre avanzano tutte le modalità web e mobile, che sono intrecciate con la tematica del Dynamic Delivery.

Q9 e Q10: si sta iniziando a ripensare la documentazione per il Mobile e per il Cloud (qui entra pesantemente in campo il problema del Dynamic & Continous Delivery). Tra 3 o 4 anni le pecentuali che vediamo in questo sondaggio saranno almeno raddoppiate, accetto scommesse. Qui i contenuti vanno gestiti in base a divesi criteri, ma direi che 3 concetti di base sono decisivi: single source + conditional filtering + CSS. Ergo, tutti i vecchi contenuti che non entrano in questo schema  sono probabilmente inutilizzabili, vanno ripensati.

Q11: anche per la comunicazione tecnica stanno entrando in campo i Social Media, soprattutto Twitter, soprattutto per catturare l'attenzione del cliente su temi e concetti specifici, non solo di puro marketing. Quindi dovremo riparlare di Minimalismo?

Per ora mi fermo qui. Vi invito ad intervenire, fatemi sapere come la pensate, magari come state operando nella vostra azienda.

Seguirà la seconda parte.

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domenica 20 marzo 2016

A che punto siamo con DITA?

Il prossimo 31 Marzo, COM&TEC presenterà un webinar finalizzato a raccontare "lo stato dell'arte" inerente allo standard DITA.

DITA è lo standard di definizione dei contenuti più diffuso al mondo e anche in Italia è tempo di iniziare a farci delle domande su questo standard.

Come ho già spiegato in un post dedicato al tema "Intelligent Information" (In3), la standardizzazione dei contenuti è uno dei pre-requisiti di base di qualsiasi conversazione intorno al concetto di In3.


Senza contenuti standardizzati e modulari, non possiamo parlare di:
- riuso dei contenuti
- contenuti task driven - context driven - event driven (ISeekingU)
- contenuti filtrabili e quindi intrinsecamente multi-target e multi-channel
- contenuti attivabili e pattern di contenuti (IoT)

Come si è evoluto DITA? Quali aziende lo stanno usando? Quali sono le sue principali caratteristiche? E' proprio vero che DITA va bene solo per fare documentazione per il software?
La curva d'apprendimento è così ostica?

Proviamo a rispondere a queste domande il 31 Marzo.

A presto.

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domenica 13 marzo 2016

Dove stanno andando le tecnologie per lo sviluppo della comunicazione tecnica?

Spesso in passato vi ho proposto i risultati dei sondaggi della CIDM.

Ora vi invito a partecipare al sondaggio, che si chiude il 21 Marzo, per far pesare anche l'opinione dei comunicatori tecnici italiani.

Pochi click e possiamo contribuire a definire un quadro più chiaro di dove sta andando la nostra professione.

Partecipiamo!



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lunedì 1 febbraio 2016

Formazione COM&TEC: webinar, in aula, in collaborazione

La COM&TEC sta mettendo in campo moltissime occasioni di formazione, approffitatene!

Il primo evento sarà il webinar di Petra Dal Santo, dal titolo:
"Comunicazione tecnica ed ecosistema online", 8 Febbraio, ore 15:00 - 16:00.

I soci COM&TEC avranno uno sconto del 25% rispetto ai non soci.
Per iscrivervi, seguite questo link.

Una volta iscritti, se vi trovaste nell'impossibilità di assistere al webinar "in diretta", potrete ricevere la registrazione e visionare il webinar con tutta comodità. Entro il mese di Marzo, COM&TEC ha messo in cantiere altri 3 webinar.

Ma non è finità qui.

Come ogni primavera, COM&TEC mette in campo un ampia scelta di formazione in aula, secondo la tradizionale modalità frontale, attraverso 6 appuntamenti che spaziano dalle normative alla terminologia, dal documentazione per le macchine alla documentazione per il web.

Per i corsi frontali, che si svolgeranno tutti nella città di Bologna, i soci potranno risparmiare fino al 30% rispetto ai non soci.

Infine, una novità assoluta: nel 2016 COM&TEC ha definito una collaborazione con UCIMA - ACIMAC per la realizzazione di corsi frontali che si svolgeranno da Febbraio a Novembre, presso la sede di Modena - Baggiovara.

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giovedì 28 gennaio 2016

Avete bisogno dell'XML? Ecco 8 indicatori da valutare

La mattina del 19 Gennaio ricevo un tweet e vengo a sapere di un post molto interessante di Sarah O’Keefe: Top eight signs it's time to move to XML.

Nel post Sarah mette in fila 8 buone ragioni per adottare processi XML-based nella gestione dei nostri contenuti.

Proverò a riassumere i punti salienti proposti da Sarah (quindi non sarà una traduzione integrale), fermo restando che vi invito a leggere il suo post integrale.

Ma prima una premessa:  quando parliamo di Intelligent Information (e ne parleremo spesso durante il 2016), dobbiamo essere d’accordo su alcune pietre angolari concettuali.

Ho esposto alcuni di questi concetti nel post relativo al tcworld di Stoccarda.

In estrema sintesi:  si parte dall’idea di contenuti modulari e riusabili, quindi contenuti che possono essere profilati per diversi utenti e diversi output di pubblicazione in quanto associabili a specifici TAG e METADATI. E se i contenuti sono espressi  e strutturari attraverso un linguaggio “taggato”, sarà quanto mai immediato implementare tale profilazione. Ecco perché abbiamo bisogno dell’XML, uno standard aperto e interoperabile. Ma qui finisce la mia premessa ed inizia la sintesi del post di Sarah.
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1 - Il vostro sistema è sovraccarico, costoso, inadeguato
Se dovete sostenere dei costi eccessivi per le licenze, se i vostri processi editoriali prevedono troppi passaggi manuali, se i contenuti tradizionali che state gestendo occupano uno spazio eccessivo, se molte persone diverse devono intervenire su questi contenuti, allora XML potrebbe tornarvi utile.

XML non è l’unica risposta a questi problemi, ma  è una risposta molto efficiente.
I contenuti XML occupano meno spazio (la formattazione dei contenuti  non è memorizzata in ogni XML file, ma viene gestita separatamente, attraverso i  fogli di stile (Cascading Style Sheets, CSS).
Per lo stesso motivo, anche i creatori di contenuti sono liberati dal vincolo della gestione della formattazione dei contenuti, che spesso impegna fino al 50% del tempo. Possono anche essere ridotti  o del tutto abbattuti i costi di licenza, perché c’è un ampia scelta di XML di authoring tools che possono essere adottati nel team di sviluppo.


2 - Avete problemi nella gestione della versione dei contenuti
Se il Vostro ambiente di lavoro è condiviso tra diversi autori che intervengono in momenti diversi su una gran volume di contenuti,  uno dei problemi principali risiede nella gestione dell’ultima versione di “quel” file, tra le  tante versioni disseminate in diversi repository.

L’adozione di un CCMS può essere un’ottima risposta, ma implica costi che non possono essere giustificati soltanto per implementare un meccanismo di gestione delle versioni dei contenuti.  I file XML sono file di testo e in tal caso potete utilizzare sistemi meno costosi come Git e Subversion per la gestione della loro versione.


3 - Dovete tradurre e localizzare i vostri contenuti
Finora avete messo in campo degli espedienti per gestire le traduzioni, ma tutti i vostri “trucchi” cadono miseramente se dovete tradurre i vostri contenuti in dozzine di lingue diverse. Se adottate processi inefficenti, perdete tempo e soldi.

La necessità di ottimizzare i processi di traduzione è uno dei maggiori motivi per i quali conviene sviluppare contenuti XML-based, che siano interoperabili con i tool di traduzione più utilizzati dalle agenzie di traduzione.


4 - Dovete usare condizioni complesse
Molti tool non srutturati offrono la possibilità di etichettare delle informazioni appartenenti a contenuti diversi per produrre 2 o più versioni di un documento a partire da un singolo file.
Per esempio, indicando con il flag “Istruttore” le risposte ad un test, un insegnante potrebbe produrre dallo stesso file sia il documento di test delle domande, sia il documento delle risposte.
Nella documentazione del software, gli autori possono creare una versione base di un documento ad una versione avanzata, a partire dallo stesso documento sorgente di base.
Ma quando la situazione si complica?

Immaginate la documentazione di un prodotto che debba essere :
- conforme alle normative di sicurezza USA ed Europee
- utilizzato in diversi ambienti: fabbriche, miniere o rivenditori al dettaglio
- che presenta diversi accessori opzionali, che ne modificano il funzionamento
- che presenta componenti del prodotto comuni a modelli diversi, alcuni dei quali con piccole modifiche

In questo esempio, dovete essere in grado di gestire diversi tipi di filtri e dovete combinarli opportunamente:
- Regolamenti
- Ambiente di lavoro
- Accessorio
- Prodotto (per identificare le varianti in componenti comuni)


In XML, tutto ciò è “gratis” fornito nativamente attraverso il meccanismo dei METADATI.


5 - Nessuna soluzione  “commerciale” (off the shelf) soddisfa i vostri requisiti
Se dovete produrre degli output “esotici” o particolari, nessun tool sul mercato potrebbe essere adatto ai vostri scopi. Per esempio, potreste dover distribuire messaggi d’errore consumabili da qualche software, o delle stringhe di testo compatibili con applicazioni Web o con particolari linguaggi come PHP o Pytthon o conformi allo standard JSON, sempre  più richiesto. Se state immaginando una pipeline per distribuire output in qualche formato non usuale, XML sarà di certo una soluzione più semplice ed economica rispetto ad una qualsiasi soluzione proprietaria, che di solito indirizza solo gli output "standard" (HTML5, PDF, etc).


6 - Avete diversi produttori di contenuti part-time
In molti ambienti XML, il personale full-time è spesso integrato da produttori di contenuti part-time, spesso esperti della materia, chiamati a contribuire allo sviluppo delle informazioni e anche per alleviare la carenza numerica dello staff full-time. Un'altra strategia è quella di utilizzare XML per l’interoperabilità tra reparti diversi . L’interscambio dei contenuti tramite XML consente di risparmiare sul volume dei contenuti e sul tempo di riformattazione .I creatori di contenuti part-time hanno una prospettiva diversa rispetto a quelli full-time.La loro tolleranza per la curva di apprendimento necessaria in questo contesto, generalmente diminuisce con i seguenti fattori:

- Livello di esperienza: gli esperti di una materia vogliono scrivere contenuti solo per il tempo strettamente necessario.
- Livello di remunerazione: porre troppi ostacoli davanti ad una persona che non viene pagata per scrivere contenuti, provocherà la loro fuga dal compito richiesto.
- Poca conoscenza: pochi capiscono il senso della questione, i più probabilmente si opporrano ad ogni cambiamento del flusso di lavoro.

Per tutti questi motivi, la creazione di contenuti XML-based  potrebbe rivelarsi più popolare rispetto all’uso di strumenti lenti e complicati, con l’uso estensivo del copia-incolla.


7 - Metadati
I testi non solo soltanto testo. Bisogna avere la capacità di fornire dati supplementari. Per esempio, c'è bisogno di identificare l’abstract di ogni sezione di una rivista. O si vuole creare un link da una recensione di un libro al sito dove puoi acquistare il libro. Un libro ISBN fornisce l’ identificatore unico che ti serve, ma non vuoi visualizzare il codice ISBN nella recensione, quindi hai bisogno di un metadato.
Nei contesti e con strumenti non strutturati, puoi specificare metadata per un documento (le Proprietà di un documento). Con XML puoi associare un metadato ai documenti ma anche ad ogni singola componente del documento (usando i metadati per filtrare l’output dei contenuti).



8 - Requisiti di integrazione/connessione
In alcuni contesti, il vostro testo deve integrarsi/collegarsi ad altri sistemi.
Di seguito, alcuni esempi:

- Per una procedura di riparazione di un pezzo di una macchina, si potrebbe costruire un collegamento dal pezzo all'inventario della vostra azienda, in modo da verificare se il pezzo è disponibile ed effettuare l'ordine se necessario.
- Per la documentazione del software, la possibilità di incorporare i messaggi di errore e stringhe UI sia nei contenuti e nel software stesso.
- Per i contenuti medici, la capacità di accettare le informazioni da dispositivi medici e modificare le informazioni visualizzate di conseguenza (per esempio, una lettura della pressione sanguigna potrebbe comportare un avvertimento visualizzato nelle istruzioni dispositivi medicali.)

In tutti questi casi, XML può essere d'aiuto.
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Il post di Sarah ha un valore che va aldilà del contenuto specifico. Il messaggio di base è:
"Il vostro vecchio modo di produrre documentazione non strutturata, non regge più!"

Fate un'analisi della vostre esigenze, provate ad usare questa check-list e iniziate a valutare una soluzione. Un processo produttivo della documentazione tecnica XML-based può essere l'inizo della vostra soluzione. Potete immaginare un approccio progressivo, basato sull'integrazione di prodotti diversi, open source, a basso costo; oppure potete affidarvi ad un CCMS proprietario XML-based o potete immaginare soluzioni miste, più articolate, per indirizzare bisogni diversi.



Quello che probabilmente non potete fare è continuare a scrivere documentazione "monolitica", non modulare, non strutturata, non interoperabile, non integrabile: in estrema sintesi, documentazione "poco intelligente".

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venerdì 1 gennaio 2016

New web site for COM&TEC!

Anno nuovo, vita nuova!
E per la COM&TEC, il 2016 si apre con un nuovo sito web!

Il nuovo sito è stato completamente riorganizzato, per poter offrire maggiori servizi ai soci e nuovi contenuti.

Nella parte superiore della Home Page trovate:
  • una barra dei menu con tutte le informazioni utili ai soci o a chi volesse associarsi
  • uno slider di immagini “attive” su cui cliccare per accedere a contenuti collegati
  • 4 pulsanti tematici relativi alle principali aree di attività dell’Associazione

Nella parte inferiore, gli articoli più recenti.

Siete già soci?

Dal menu LOGIN SOCI, potrete visualizzare o modificare il vostro profilo personalizzato. Le informazioni inserite autonomamente da ciascun Socio saranno visibili a tutti i visitatori del sito.

Ma perché è utile associarsi alla COM&TEC? 

Date un’occhiata al menu DIVENTA SOCIO.
 
Dal menu L'ASSOCIAZIONE, potete consultare la Lista dei soci ed avrete accesso a tutte le principali informazioni relative alla COM&TEC come per esempio alla sua Storia o all’attuale composizione del Direttivo.

Se invece volete conoscere le attività della COM&TEC, cliccate sui 4 pulsanti tematici:

PROFESSIONEFORMAZIONEPROGETTIEVENTI

Il nuovo sito è appena nato. Aiutateci a farlo crescere, segnalandoci eventuali difetti, al fine di migliorarlo. 

Sarà un 2016 ricco di novità per COM&TEC... seguiteci!
 

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